Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Aftaleplanlægger
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en engageret og struktureret Aftaleplanlægger til at styrke vores team og sikre en gnidningsfri koordinering af møder, aftaler og kalendere. Som Aftaleplanlægger vil du spille en central rolle i at optimere tidsstyring og sikre, at alle aftaler bliver planlagt og gennemført effektivt. Du vil arbejde tæt sammen med både interne og eksterne interessenter og være ansvarlig for at sikre, at alle parter er informeret og forberedte.
Dine primære opgaver vil inkludere at håndtere daglige kalenderopdateringer, planlægge møder og aftaler, koordinere med forskellige afdelinger og sikre, at alle nødvendige ressourcer er tilgængelige til tiden. Du vil også være ansvarlig for at håndtere ændringer i sidste øjeblik og finde alternative løsninger, når det er nødvendigt.
En succesfuld Aftaleplanlægger er en person med fremragende organisatoriske evner, stærke kommunikationsevner og evnen til at arbejde under pres. Du skal være komfortabel med at bruge digitale værktøjer og kalenderstyringssystemer og have en proaktiv tilgang til problemløsning.
Vi tilbyder et dynamisk arbejdsmiljø, hvor du får mulighed for at udvikle dine færdigheder og arbejde sammen med et dedikeret team. Hvis du har sans for detaljer, elsker at planlægge og trives i en rolle, hvor struktur og effektivitet er i højsædet, så er dette jobbet for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlægning og koordinering af møder og aftaler
- Opdatering og vedligeholdelse af kalendere
- Kommunikation med interne og eksterne interessenter
- Håndtering af ændringer og aflysninger
- Sikring af tilgængelige ressourcer til møder
- Udarbejdelse og udsendelse af mødeindkaldelser
- Opfølgning på planlagte aftaler
- Samarbejde med ledelse og teammedlemmer
- Brug af digitale planlægningsværktøjer
- Overvågning af tidsfrister og prioriteringer
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med kalenderstyring og planlægning
- Stærke organisatoriske evner
- Gode kommunikationsevner både mundtligt og skriftligt
- Evne til at håndtere flere opgaver samtidigt
- Kendskab til Microsoft Office og planlægningssoftware
- Fleksibel og løsningsorienteret tilgang
- Evne til at arbejde selvstændigt og i team
- Detaljeorienteret og struktureret
- Erfaring fra lignende administrativ rolle er en fordel
- Professionel og serviceminded attitude
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring med at koordinere komplekse kalendere?
- Hvordan håndterer du ændringer i sidste øjeblik?
- Hvilke digitale værktøjer har du erfaring med til planlægning?
- Hvordan prioriterer du opgaver under tidspres?
- Har du tidligere arbejdet med ledelsesstøtte?
- Hvordan sikrer du, at alle parter er informeret om møder?
- Kan du give et eksempel på en udfordrende planlægningssituation, du har løst?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger?
- Hvad motiverer dig i en planlægningsrolle?
- Hvordan sikrer du effektiv kommunikation med flere interessenter?
